DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Istituto di Vigilanza VIGILPOL Soc. Coop. a R.L.

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DATI DI CONTATTO DEL

RESPONSABILE DELLA

PROTEZIONE DEI DATI

rpd.privacy@vigilpol.com

SOGGETTI INTERESSATI AL TRATTAMENTO

Oltre che al soggetto segnalante, i dati possono altresì riferirsi a persone indicate come eventuali responsabili delle condotte illecite, nonché a persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, indicate nella segnalazione stessa.

FONTE E CATEGORIE DI DATI TRATTATI

I dati personali trattati vengono forniti direttamente dal soggetto che opera la segnalazione di

presunte condotte illecite (di interesse generale e non di interesse individuale) delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con il Titolare del trattamento. I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.

Possono essere oggetto di trattamento i seguenti dati personali, in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati:

‐ Dati comuni: dati aventi carattere personale: ad es. nome, cognome, qualifica o posizione professionale, dati di contatto, contenuti nelle segnalazioni oppure necessari al funzionamento del sistema di segnalazioni (es. notifica di invito a collegarsi alla piattaforma);

‐ Dati particolari: non è prevista l'acquisizione di dati particolari (dati sanitari, dati in grado rilevare l’origine razziale o etnica, come previsto dall’Art. 9 GDPR), salvo gli stessi non siano indicati dal segnalante medesimo nella segnalazione ed eventuali relativi allegati.   

‐ Dati ed informazioni ulteriori connessi alla condotta illecita riportata. Potrebbero quindi essere trattati dati relativi a condanne penali e reati, in forza di quanto disposto dall’art. 10 GDPR.

Tutti i dati non necessari ai fini della gestione della segnalazione sono cancellati.

FINALITA’ E BASE

GIURIDICA DEL

TRATTAMENTO

I dati acquisiti con le segnalazioni potranno essere utilizzati per il perseguimento delle seguenti finalità principali:

• invio e presa in carico della segnalazione da parte dei destinatari;
• invio di eventuali richieste e/o ricezione di riscontro alle richieste inviate dal segnalante e dai destinatari della segnalazione;
• gestione istruttoria: esecuzione di verifiche sulla fondatezza della segnalazione;
• riscontro sull’esito della segnalazione;
• prevenzione e repressione di atti illeciti, anche in via disciplinare;
• se necessario, per accertare, esercitare e/o difendere i diritti della Società in sede giudiziaria, amministrativa o nelle procedure di arbitrato e conciliazione.

Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato. Nel rispetto del principio di minimizzazione (art.5, lettera c) GDPR), nell’istruttoria e gestione della segnalazione saranno utilizzate soltanto le informazioni strettamente necessarie al perseguimento delle finalità indicate.

Il trattamento in questione avviene in adempimento di obblighi di legge (art. 6, c.1, lett. C) Reg. UE 2016/679, previsti dalle norme e dai regolamenti vigenti in materia di contrasto e di repressione di condotte che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, (D. Lgs. 24/2023).

Il trattamento dei dati raccolti in fase di segnalazione si basa su obblighi di legge sia per i dati comuni che per quelli particolari nonché, per quelli relativi a condanne penali e reati.

Il consenso della persona segnalante è richiesto nei seguenti casi:

• la comunicazione alla persona segnalata dell’identità del segnalante verrà effettuata, previo consenso espresso di quest’ultimo, soltanto nel caso in cui il Titolare del trattamento intenda elevare, a carico della persona segnalata, una contestazione disciplinare fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato;
• sempre previo consenso espresso del segnalante, la segnalazione resa in forma orale sarà documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale.

La base giuridica che legittima il trattamento dei dati comuni per accertare, esercitare e/o difendere i diritti della Società in sede giudiziaria, è il legittimo interesse del Titolare. Invece, la base giuridica per i trattamenti delle categorie particolari dati è l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, rispettivamente ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. f) del GDPR.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il Titolare tratterà i dati personali degli Utenti mediante strumenti manuali ed informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, nonché la loro disponibilità soltanto ai soggetti autorizzati all’istruttoria ed alla gestione delle segnalazioni.

L’identità dei segnalanti è protetta mediante l’applicazione di misure di cifratura e oscuramento dei dati.

La società non utilizza modalità di trattamento basate su processi decisionali automatizzati (art. 22 del GDPR), né tecniche di profilazione.

CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DI UN EVENTUALE RIFIUTO

Il conferimento dei suoi dati personali non ha natura obbligatoria, ma l'eventuale rifiuto potrebbe rendere impossibile o estremamente difficoltoso l'accertamento circa la fondatezza della Segnalazione effettuata, laddove quest'ultima non sia circostanziata, fondata su elementi precisi e concordanti, non abbia ad oggetto fatti riscontrabili e/o non contenga tutti gli elementi utili per effettuare il predetto accertamento.

Il conferimento dei dati personali da parte del segnalante è quindi volontario, essendo sempre possibile la “segnalazione anonima” ed essendo la riservatezza del segnalante tutelata salvo specifico consenso dell’interessato da fornire eventualmente in casi specifici e determinati.

PERIODO DI

CONSERVAZIONE DEI DATI

OVVERO I CRITERI

UTILIZZATI PER

DETERMINARE TALE

PERIODO

I dati personali relativi alle segnalazioni ed eventuali allegati, sono archiviati sulla piattaforma “Legality Whistleblowing” (sistema ubicato nel territorio dell’Unione Europea) per un massimo di tre mesi dalla ricezione della segnalazione, coerentemente con quanto previsto dall’art. 14 del D.Lgs 24/2023, per il tempo necessario alla conclusione del procedimento salvo proseguimento di indagine.

Il periodo di conservazione dei dati è limitato, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, nonché del d. lgs. 24/2023, al tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nonché per tutto il periodo necessario allo svolgimento degli eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinare, penale, contabile).

In caso di autorizzazione del soggetto segnalante alla rivelazione della sua identità, i tempi di conservazione sono legati alla revoca del consenso, salvo che non seguano procedimenti giudiziari penali le cui eventuali ipotesi di reato non siano perseguibili d’ufficio dall’Autorità Giudiziaria.

Il tempo di conservazione dei dati per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria verrà effettuato per tutta la durata del contenzioso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i dati personali saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

EVENTUALI DESTINATARI O

CATEGORIE DI

DESTINATARI

I suoi Dati Personali potranno essere condivisi con:

• persone fisiche autorizzate ed istruite dal Titolare;
• Responsabili del trattamento;
• soggetti, enti, organismi o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i suoi dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità.

Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all’interno della struttura organizzativa del Titolare del trattamento, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso.

Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni.

La società DigitalPA fornitrice della piattaforma tecnologica “Legality Whistleblowing” è stata designata come Responsabile (art.28 GDPR) esclusivamente per le attività connesse alla gestione operativa ed alla manutenzione del sistema stesso. 

E’ destinataria dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso e nel rispetto dei presupposti di legge, l’Autorità Giudiziaria e l’ANAC (Autorità nazionale anticorruzione) che agisce in qualità di Titolare autonomo del trattamento.

TRASFERIMENTO DATI

PERSONALI A UN PAESE

TERZO O ORGANIZZAZIONE

INTERNAZIONALE

Il Titolare del trattamento non trasferisce i dati personali in paesi terzi al di fuori dello spazio UE. Tuttavia, si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud; nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/16.

I dati personali saranno conservati su server ubicati all'interno della Unione Europea. Qualora si rendesse necessario spostare i dati su server extra-UE, il Titolare assicura sin d'ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili; i trasferimenti si baseranno alternativamente su una decisione di adeguatezza o sulle Standard Model Clauses approvate dalla Commissione Europea.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dalla società, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati

personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento).

Gli interessati possono esercitare i diritti sui dati attraverso i seguenti strumenti di comunicazione:

• il Titolare del trattamento può essere contattato, per l’esercizio dei suoi diritti, tramite i canali di comunicazione del Referente Interno del trattamento alla seguente mail privacy@vigilpol.com, oppure al numero telefonico 079/2116008. o fax 079/214035;
• inoltre il Titolare del trattamento ha provveduto alla nomina del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) contattabile alla seguente mail: rpd.privacy@vigilpol.com

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del Codice Privacy (in attuazione dell’articolo 23 del GDPR), si informa che i sopra citati diritti non possono essere esercitati da parte dei soggetti interessati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del GDPR) qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.

In particolare, la persona coinvolta o la persona menzionata nella segnalazione, con riferimento ai propri dati personali trattati nell’ambito della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia, non può esercitare – per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata -i diritti che normalmente il GDPR riconosce agli interessati (il diritto di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di ottenerne la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali e quello di opposizione al trattamento) in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante (cfr. Linee Guida ANAC approvate

con Delibera del 13 luglio 2023).

In caso di acquisizione di consenso del segnalante alla rivelazione dell’identità nell’ambito di procedimenti disciplinari il segnalante avrà anche il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca.

Se a voler esercitare i diritti è un soggetto diverso dal segnalante, si precisa che, ai sensi dell’art. 2-undecies, comma 1, lett. f) del D.Lgs. 196/2003, i diritti di cui sopra non possono essere esercitati – per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata – con richiesta al Titolare del trattamento o con Reclamo all’Autorità garante qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio alla riservatezza dell’identità del segnalante. In tali casi, l’Interessato ha comunque facoltà di rivolgersi all’Autorità garante, affinché quest’ultima valuti se ricorrono i presupposti per agire con le modalità previste dall’articolo 160 del D.Lgs. 196/2003.